档案馆部门职责

档案馆部门职责

 

一、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。

二、制定本校档案工作的规章制度,监督、指导和检查执行情况。

三、负责对全校文件材料形成部门的立卷工作进行指导,集中统一管理学校党群、行政、 教学、科研、基建、财务、设备、科技开发与产品生产、外事、出版等类档案。

四、负责接收、整理、分类、鉴定(销毁)、保管、统计全校各类档案(人事档案、教师业务档案除外)。

五、开展档案利用工作,提供档案为学校各项工作服务。

六、负责编辑档案参考材料,编制档案检索工具,积极开发档案信息资源。

七、参加学校科研成果鉴定会、基建项目竣工验收与重大仪器设备的开箱验收活动,按规定做好应归档文件材料的验收工作。

八、培训全校专(兼)职档案工作人员。

九、学习、研究和采用新技术,推行档案管理的现代化。

十、组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

 

 

档案馆主任岗位职责

 

一、在分管副主任领导下,主持档案馆日常工作。

二、组织拟订、修订、审定各类档案管理制度并组织实施。

三、负责接待、处理有关单位和人员的来访、来函,负责档案业务工作的对外联系。

四、制定档案设备的添置、更新计划,负责档案设备(空调机、去湿机、复印机、计算机)的报修、维护工作。

五、负责汇总、审核档案统计年度报表。

六、在分管副主任的领导下,组织做好学校年鉴的编写工作。

七、在学校档案鉴定小组的领导下,会同有关部门,组织档案馆人员对超出保管期限的档案进行鉴定,并提出存毁意见,经领导批准后,组织人员实施档案的销毁任务。

八、推进档案有效利用及信息化管理工作。

九、组织档案馆干部的业务学习和培训,并负责档案保密教育。

 

党群、行政档案管理岗位职责

 

一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关档案工作的管理制度并付诸实施。

二、指导、督促、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

三、负责党群、行政类档案的接收工作,按归档要求进行验收。负责学校照片、声像档案的整理、编目、保管工作。

四、对接收入库的党政档案进行分类、整理、编目。

五、积极开展档案的提供利用工作,负责日常的档案借阅工作,编制必要的检索工具;负责党政类档案数据库的维护及档案信息的输入、输出等处理工作。

六、开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,积极开发档案信息资源,为学校各项工作服务。

七、做好党政档案的保管工作,做好“八防”(防火、防盗、防虫、防强光、防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,维护档案的安全和完整。

八、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,维护涉密档案的安全。

九、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议。

十、对保存的党群、行政档案数量、利用情况等方面进行准确的统计。

十一、做好党政类档案材料的日常补充插卷工作。

十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

教学、外事档案管理岗位职责

 

一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关档案工作的管理制度并付诸实施。

二、负责全校各教学、外事管理部门、各学院教学、外事档案的收集工作,并按归档要求进行审查。

三、指导、督促、检查、协助各立卷人员做好教学、外事文件材料的形成、积累和整理立卷工作。

四、对接收的各类档案进行分类、整理和编目。

五、做好教学、外事档案的保管工作,做好“八防”(防火、防盗、防虫、防强光、防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,维护档案的安全和完整。

六、贯彻执行国家关于保密工作的规定,维护涉密档案的安全。

七、负责教学、外事档案的提供利用工作,做好日常档案借阅工作,编制实用的检索工具;负责教学、外事类档案数据库的维护及档案信息的输入、输出等处理工作。

八、开发档案信息资源,开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,为学校教学工作服务。

九、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议。

十、定期进行教学、外事档案的统计工作。

十一、做好日常的档案材料补充插卷工作。     

十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

科技、财会档案管理岗位职责

 

一、根据国家有关档案工作的政策和法规,参与拟起草、修订本校有关档案工作的管理制度并付诸实施。

二、负责收集全校科研、基建、设备、产品、出版、财会类档案,对接收的档案按归档要求进行审查。

三、指导、督促、检查、协助各立卷部门及科技人员做好科技、财会类文件材料的形成、积累和整理立卷工作。

四、按分门别类、便于保存和寻找的原则,对归档材料进行分类、整理和编目。

五、负责科技、财会类档案保管与库房管理工作,积极做好八防(防火、防盗、防虫、防强光、防潮、防高温、防鼠、防尘)工作,确保档案材料完整、安全。

六、遵守国家关于科技保密的规定,保证科技机密及档案的安全,维护学校和科技人员的合法权益。

七、做好科技、财会类档案的提供利用工作,负责日常档案查阅工作,编制实用的检索工具;负责科技、财会类档案数据库的维护及档案信息的输入、输出等处理工作。

八、开发档案信息资源,开展档案的编研工作,汇编有关档案资料,发挥档案应有的价值作用。

九、参加学校科研成果鉴定会、基建项目竣工验收与重大仪器设备的开箱验收活动,按规定做好应归档文件材料的验收工作。

十、参与有关档案的鉴定工作,对超出保管期限的档案提出存毁建议。

十一、定期进行科技、财会档案的统计工作;做好日常的档案材料的补充插卷工作。

十二、完成档案馆和有关领导交办的事务。

 

学生档案管理岗位职责

 

一、根据国家有关学生档案工作的政策和法规,参与起草、修订本校有关学生档案工作的管理制度并付诸实施。

二、负责管理学校计划内招收的研究生、全日制本科与高职学生的档案。

三、负责学生档案的接收、整理、保管、转递、接待查询等工作。

四、负责对各学院分管新生、毕业生的辅导员及相关人员进行档案材料收集、归档方面的培训。

五、负责办理学生档案查阅利用工作,为学校和用人单位提供服务。

六、负责接收用人单位因故退回的毕业生档案并进行登记。

七、负责日常档案库房的管理工作,采取措施确保档案的安全、完整和保密。

九、推进学生档案信息化管理工作。

十、完成有关领导交办的事务。